محسن شفیعی
ارائه نکات آموزشی و مشاوره
محسن شفیعی
ارائه نکات آموزشی و مشاوره
نمونه ای ازبروز انحطاط در پروژه های نرم افزاری
سلام
TIP#4
متاسفانه در بسیاری از سازمانها و در بسیاری از سیستم های مورد استفاده روال کار همواره به صورت زیر است:
1- در هنگام ورود و بررسی نیازمندها در فازهای مختلف از RFI گرفته تا RFP متاسفانه تمام درخواستها نجومی و بدون حد و مرض بوده و همواره بهترین های ایده آل (که معمولاً نشدنی) است توسط کارفرما مد نظر قرار دارد
2- ولی متاسفانه به علت محدودیتهای موجود: از نظر زمانی، فنی، نیازمندیهای سخت افزاری (غیر قابل تهیه)و...، این ایده ها فقط در حد تحویل از پیمانکار باقیمانده و عملاً اجرایی نمی شود و عامل اصلی اجرایی نشدن آن هم نبود امکانات در سمت کارفرماست و نه پیمانکار
3- در نهایت خروجی کار مصداق همان قصه معروف مثنوی است که:
"یکی از همین کسان که مردی ترسو و تنبل بود تصمیم گرفت تصویر یک شیر قوی پنجه را بر پشت نقش بزند .
ابتدا جست و جو کرد تا بهترین کبودی زن (خالکوب یا تاتو کار ) در شهر کیست . آنگاه آوازه سرداد که امروز تصویر شیر قوی پنجه بر پشت خود نقش می زنم .
مرد به نزد کبودی زن رسید و او پرسید و جواب شنید :
گفت چه صورت زنم ای پهلوان
گفت برزن صورت شیر ژیان
گفت برکجا وکدام موضع زنم
گفت بر شانه ها زن آن رقم
کبودی زن سوزن را برداشت و تن پهلوان را سوزن زد ، هنوز خون از بدنِ پهلوان بیرون نیامده بود که ناله سر داد آخ و واخ :
چون که سوزن فرو بردن گرفت
درد آن در شانه ها مَسکن گرفت
پهلوان در ناله آمد که ای سنی
تو مرا کشتی چه صورت می زنی ؟
- مرد کبودی زن گفت : از دُم ِشیر شروع کرده ام .
-پهلوان گفت ، شیر من دم نمی خواهد به عضوی دیگر پرداز .
اماباز کبودی زن وقتی سوزن گرفت و زد ، همین آشوب برپا شد . پهلوان که ضعیف شده بود :
بانک کرد این اندام است از او
گفت این گوش است ای مردِ نکو
گفت تا گوشش نباشد ای حکیم...
گوش را بگذر و کوته کن گلیم
مرد خالکوب ،گوش را رها کرد ، سراغ شکم رفت ، باز داد و فریاد از پهلوان برخاست.
... و این چنین ادامه یافت تا فریاد استاد کبودی زن بلند شد و گفت :شیر بی دم و سر و اشکم که دید اینچنین شیری خدا خود نا آفرید
و بعد مولانا پند می دهد که تحمل نیش سوزن را داشته باش تا به مقصود رسی :
ای برادر صبر کن بر درد نیش
تا رهی از نیش نفس گبر خویش"
دقیقاً خروجی مانند شاه بیت فوق است: شیر بی دم و سر و اشکم که دید؟ اینچنین شیری خدا خو نافرید!!
مطالعه موردی:
به عنوان یک نمونه یکی از مشتریان در سطح بالای دولتی در صفحه اصلی خود درخواست افزودن قسمتی داشت به نام نقشه پراکندگی که در این نقشه که دقیقاً نقشه ایران بود(متاسفانه به دلایل تعهدات اهلاقی نمی توان تصاویر را بارگذاری کرد)
ورود و به روز رسانی داده بسیار ساده و در حد افزودن یک رکورد در لیست بود که خود سیستم این نقاط را به صورت خودکار در نقشه گوگل یافته، مکان یابی کرده و در صورت نیاز به روز یا ایجاد می کرد.
حدود چند ماه پس از استقرار به دلیل اینکه هیچ واحدی در سازمانی با آن ابعاد مسئولیت به روز رسانی را متقبل نمی شد، درخواست حذف از صفحه اصلی داده شد، گام اول در انحطاط
رویکرد درست: در طی نامه ای شرکت اعلام امادگی کرد تغییرات ایجاد شده در سیستم توسط شرکت انجام خواهد شد و تنها تغییرات به صورت ساده، از طریق ایمیل به شرکت اطلاع رسانی شود،
نتیجه: پس از کلی پیگیری و ... مجدد درخواست سازمان تکرار شد و اینبار به اینصورت که هیچ فرد و واحدی مسئولیت به روز رسانی آن را متقبل نمی شود، حتی متقبل این زحمت که تغییرات احتمالی را که شاید در طول سال به کمتر از ده مورد می رسید را هیچ عزیزی متقبل نشد.
لذا به سادگی، به جای حل مشکل صورت مساله حذف شد.
نتیجه نهایی: در کمتر از 6 ماه از این رویداد سیستم دقیق و پر زحمت تولید شده با یک سیستم ناقص بر پایه رانت جایگزین شد
جمع بندی:
بایستی بتوان در چشم انداز خود به علائم و نشانه ها که بیانگر تغییرات و به عبارتی پیش لرزه ها که خبر از تغییرات قریب الوقوع دارند، آکاهی داشته و بر اساس آن راه درست و رویکرد مقتضی را انتخاب کنیم.
کنفرانس کسب در آمد یا مقاصد علمی
در یک رویکرد بسیار جالب بعد از اینکه متوجه شدم دانشگاه آزاد مشهد اقدام به برگزاری کنفرانس بین المللی در حوزه IT کرده است، مقاله ای را در اندک زمانی با سعی زیاد تالیف کردم و برای این کنفرانس ارسال کردم و پس از ثبت اولیه مقاله کاملاً ناباورانه متوجه شدم این عزیزان حتی برای داوری مقالات و نه برای ثبت نام و یا شرکت در سمینار ابتدا طلب هزینه می کنند، تصویر زیر را مشاهده فرمایید و مطلقا مطمئن هستم در صورت واریز وجه مقاله همه دوستان پذیرفته خواهد شد
نکته شماره #2 کسب و کار فناوری (Tip#2)
سلام
TIP#2
نکته شماره دو در کسب و کار و تعامل با مشتری:
آیا ایجاد جنجال و تنش در پروژه ها به نفع پیمانکار است یا کارفرما و یا هر دو طرف و یا هیچ کدام؟ (سوال 4 گزینه ای)
در بررسی این موضوع باید مد نظر قرار داشت بسته به شرایط تمام موارد ممکن است رخ دهد.
باید توجه داشت ایجاد جنجال و تنش فقط در سطح محدود در این پست مد نظر است و نه در حدی که منجر به بروز مشکل و تهدید به ناکامی کل پروژه می شود و تشخیص این حد و مرز نیازمند تجربه و شناخت کامل طرفین است.
1- حالت اول: ایجاد جنجال نه به نفع پیمانکار است و نه کارفرما:
زمانی درگیری و ایجاد جنجال در سیستم مشکل ساز است که متشاکی در دعوی طرح شده واقعا قادر به انجام کار مورد تعهد نیست، به عنوان مثال اگر سازمان کارفرما بودجه مد نظر خود را که بر اساس آن اقدام به عقد قرار داد کرده است، به هر دلیلی (به جز قصور خود) نتواند دریافت کند، و یا پیمانکار به دلایل منطقی قادر به انجام قسمتی کوچک و قابل چشم پوشی از تعهدات خود نباشد، ایجاد چالش قاعدتا در سیستم کمکی نخواهد کرد و باید سعی شود با استفاده از سایر مسیرهای دیپلماسی و استفاده از مزایایی که می توان در قبال این اهمال کاری در آینده از طرف درگیر دریافت کرد اقدام کرد.
* نکته مهم: عدم توانایی در هر دو مورد فوق شامل مواردی: همچون بی حالی، عدم وجود توجیه اقتصادی، عدم وجود نیروی کار مناسب و این سبک دلایل نحواهد بود
در اینگونه موارد که واقعا یکی از طرفین علی رغم میل خود قادر به برآورد تعهدات نیست جنجال و درگیری توجیهی نخواهد داشت
2- حالت دوم:ایجاد جنجال به نفع هیچکدام از طرفین نیست:
اگر در حالتی که در مورد فوق ذکر شد، طرفین از موضع خود کوتاه نیاید، قاعدتا طرف مقابل اصطلاحا در گوشه رینگ گیر افتاده و ممکن است اقدام به هر حرکتی برای رفع مشکل خود کند، و اینجاست که تا اندکی پیش طرفی که به مشکل خود مستقیم یا غیر مستقیم اذعان داشت دیگر در سمت مقابل شما قرار گرفته و چالش به دور دوم که برای هر دو طرف بی فایده است خواهد کشید.
3- چالش برای پیمانکار مفید است:
این حالت زمانی رخ خواهد داد که کارفرما از محدوده قرار داد و توافقات پی در پی عبور می کند، لذا شما باید بتوانید در یک اقدام مناسب نه تنها کارفرما یا پیمانکاری که عبور از خط قرمزهای پروژه برایش عادی شده را محدود کنید، بلکه باید بتوانید او را وام دار خود نیز بسازید، به این معنی که احساس کند به شما مدیون است برای این منظور بهتر است در یکی از درخواستهای غیر کاربردی ولی مهم برای کارفرما که به صورت شفاف خارج از حدود پروژه است به جد مقاومت کرده و دلیل عدم انجام را نیز کاملاً موجه جلوه دهید، در این راستا زمانیکه چالش ایجاد می شود، با اشاره به لیست خدمات ریز و درشت خارج از قرار داد می توانید حقانیت خود را به اثبات برسانید، ولی باید در شناخت موقعیت و میزان پیشروز در موضع خود دقت لازم را داشته باشید و حتماً دقت شود این نیاز پاس نشده حتماً غیر بلاکر ولی برای کارفرما مهم جلوه داده شده باشد.
4-چالش برای کارفرما مفید است:
با توجه به اینکه در تیپ قرار دادهای جاری سازمانی وجه قرار داد و ضمانتهای لازم عموماً به صورت کامل از پیمانگار دریافت می شود، چنانچه پیمانکار شرکت معتبر و قابل اطمینانی از نظر تواناییها باشد، هر چالشی که طولانی مدت و به عبارتی مزمن شود بیشتر به نفع کارفرما خواهد بود، زیرا: کارکنان سازمانهای دولتی حقوق خود را به صورت تضمینی از خزانه دریافت کرده و دغدغه تاخیر حقوق نداشته و دریافتی آنها منوط به تکمیل و تحویل پروژه نیست و به هر دلیلی که سیستم با شکست مواجه شود مقصر اصلی و متضرر اصلی از نظر مالی و... پیمانکار است.
پس نه تنها همیشه حق با مشتری است در کشور ما زور نیز با مشتری است (البته در سازمانهای دولتی)
نکته شماره #1 کسب و کار فناوری (Tip#1)
سلام
TIP#1
نکته شماره یک در کسب و کار و تعامل با مشتری:
برخی افراد در سازمان ذاتاً نقش سیاه چاله را دارند، به این مزمون که همواره در حال جذب انرژی مثبت، حسن نیت و پیشنهادات کاربردی شما هستند ولی هیچ وقت نشانه نیکی از خود بروز نمی دهند، گرچه تعداد این افراد بسیار کم است ولی توانایی این را دارند که کل سازمان را بر علیه شرکت شما تحریک کنند و منجر به شکست پروژه شوند.
دانستن چند نکته در خصوص رفتار شانسی این افراد:
1- این افراد واقعا از بیماری و یا مشکل خود اطلاع ندارند و قاعدتاً تلاشی هم برای درمان و تغییر در رفتار خود نخواهند داشت.
2- پیش آگهی از بروز چنین اختلالی (prodorme) از خود محق بینی (همیشه حق با من است) شروع می شود. (که فرد قاعدتا از سازمان مطبوع خود این روحیه را به ارث می برد، پس اگر شخصیت سازمانی را اینگونه شناختید بدانید به احتمال زیاد یا اینچنین افرادی نیز درگیر خواهید شد)
راهکار:
نکته مهم: خوشبختانه تعداد این دسته از افراد در سازمانها و جامعه محدود هستند (کمتر از 15% افرادی که برخورد داشته ام رده های کم یا زیادی از این رویکرد را بروز داده اند)
1- این افراد را سعی کنیددر آغاز پروژه در سازمان شناسایی کنید.
2- تعامل با این افراد را کاملاً مستند و شفاف کنید و دقیقا ذکر شود در ازای کدام درخواست کدام عمل و پاسخ را شما داشته اید.
3- تا حد امکان از جدال و تنش کاسته شود، سعی کنید همواره محیط پروژه و تعاملات پروژه در قالب آرامش و به دور از جنلال و حاشیه مدیریت شود، دقت داشته باشید هر گونه تنش به هر دلیلی عموماً (و نه همیشه، زیرا در برخی مواقع ایجاد تنش محدود عمدی و الزامی است) به ضرر طرفین و خصوصا پیمانکار است. (به امید خدا در پستهای آبنده در این خصوص خواهم نوشت)
4- وجود این افراد بیشتر در سازمانهایی محتمل است که روحیه کلی و یا شخصیت سازمان نیز اینگونه باشد.(در خصوص شخصیت سازمانی نیز در آینده خواهم نوشت)
5- دقت داشته باشید عموماً این افراد به سمت پیمانکار جذب نمی شوند پس فکر ارائه خدمات بیشتر به منظور جلب رضایت یا اتمام موفق پروژه را از ذهنتان بیرون کنید و دقت کنید ارائه خدمات بیشتر مساوی است با ایجاد توقعات بیشتر و در صورت عدم پاسخ منجر به ایجاد نارضایتی بیشتر خواهد شد، به عبارتی مشابه فرد درگیر در باتلاق با تلاش بیشتر و ارائه خدمات بیشتر درگیری خود رسید به انتهای پروژه موفق و ساحل آرامش را از خود نگیرید
6- سعی کنید در تعامل با این سازمانها پروژه ها را تک تک گرفته و پس از خاتمه سراغ پروژه دیگر بروید، عموماً درگیر شدن در چند پروژه همزمان احتمال موفقیت را کاهش داده و تنش را افزایش خواهد داد.
موفق باشید